Как организовать конференцию?

Организация конференций способна принести трудности не только новичкам, но и опытным организаторам. Если уже есть опыт в этом деле, то чаще всего человек действует по давно установленной схеме, не замечая собственных ошибок.


Некоторые моменты заслуживают особого внимания, к примеру, аренда большого зала, или маленького для конференции, формирование бизнес-фуршета, и т.д. Однако этим не должен заниматься один человек. Мы предлагаем ознакомится с тремя ключевыми моментами, которые помогут упростить процесс организации и оптимизировать само мероприятие.

Распределите обязанности


Нельзя заниматься всеми вопросами самостоятельно. Во-первых, вы не преуспеете, обязательно что-то забудете. Во-вторых, процесс отнимет слишком много времени.

Выберите несколько человек, которые займутся разными задачами — позаботятся об услугах кейтеринга, об аренде техники для проведения конференции и т.д. Для каждого будет отведена одна задача, в таком случае они будут качественно и своевременно выполнены.

Идеальный вариант — обращение к специальным агентствам, занимающимся подобными услугами. Тогда работники компании смогут заняться коммуникацией со спикерами, модераторами, рассадкой гостей, составлением списка выступлений и т.д.

Выбор модератора

Модератор — это ведущий мероприятия. Он обязан четко придерживаться регламента выступлений. Если кто-то из выступающих затянул собственный доклад, то ведущий обязан вежливо попросить спикера завершить доклад.

Также модератор заполняет свободные минуты, если кто-то опаздывает. Необходимо чтобы он разбирался в тематике мероприятия и умел концентрировать внимание слушателей на том, что говорит. Ведущий обязан помогать выступающим, задавать необходимые вопросы и направлять процесс в необходимое русло.

Последняя проверка

Важный этап, позволяющий убедится, что в день X не возникнет форс-мажор. Требуется проверить список приглашенных, связаться с каждым спикером и удостовериться, что они придут. Если окажется, что кто-то не сможет прийти, то получится быстро реорганизовать регламент.

Проверьте, знают ли сотрудники компании, чем они должны заниматься во время проведения собрания. Проверьте, знают ли выступающие и гости, как добраться до конференц-зала. Также еще раз перепроверьте, в наличии ли у вас презентации участников.

Организация любого мероприятия требует тщательного планирования. Воспользовавшись нашими советами, даже новички смогут распланировать собрание.